Kommunikation & Information
Ein rasches Tempo in Technologieentwicklung und Abläufen, Projektarbeit und flexibles Reagieren auf überraschende Ereignisse sind wesentliche Merkmale des IKT-Sektors. Eine funktionierende Informationsstruktur sowie eine lebendige und wertschätzende Kommunikationskultur sind wesentliche Voraussetzungen für MitarbeiterInnen, ihre Aufgaben gut und motiviert erfüllen zu können, ohne dabei in einen Dauerstresszustand zu verfallen.
Ausgangslage
In den meisten kleineren Unternehmen herrscht das Gefühl vor, es würden alle über Alles Bescheid wissen. Neben einer Kommunikation „zwischen Tür und Angel“ kommt die strukturierte Informationsweitergabe oft zu kurz. Die Arbeit mit den switch-Projektbetrieben hat gezeigt, dass Ursachen für stressige Situationen häufig mitbedingt sind durch Informationsmangel oder verspätete Infoweitergabe. Auffällig war auch, dass selbst in kleinen Unternehmen der Austausch zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen stark verbesserungswürdig ist. Auswirkungen können so aussehen:
- Stress wegen kurzfristig zu erledigender Aufgaben (schon seit Tagen bekannt, wurde der betreffenden Person aber nicht rechtzeitig mitgeteilt)
- Unangenehme Situationen mit KundInnen (Vereinbarungen wurden an den/die zuständige Kollegen/in nicht weitergeleitet; man weiß über Werbeaktionen nicht Bescheid, obwohl man die Infohotline betreut; Leistungen werden falsch berechnet, weil Änderungen der Buchhaltung nicht gemeldet wurden; Kunde/in hat einen Notfall – niemand weiß, wann der/die zuständige Kollege/in wieder erreichbar ist usw.)
- Unwissenheit über neue Produkte, Projekte, Know How von KollegInnen usw.
- Unterbrechung des Arbeitsflusses, weil zentrale Infos mühsam eingeholt werden müssen
- Arbeiten werden umsonst durchgeführt, weil sich die Ausgangsbasis verändert hat, dies den ausführenden Personen aber nicht mitgeteilt wurde
- Konflikte zwischen Abteilungen oder einzelnen KollegInnen
- Handlungsunsicherheit: Informelle Vereinbarungen zu Rechten und Pflichten, zur Handhabung von Situationen verblassen mit der Zeit, unterschiedliche Versionen entstehen, neue MitarbeiterInnen wissen, wenn überhaupt, nur mehr rudimentär darüber Bescheid (z.B. Möglichkeiten zur Weiterbildung, Abrechnungsmodalitäten, Regelungen zur Heimarbeit usw.)
- Fehlende Infos können auch dazu führen, dass Gerüchte kursieren – etwa spricht sich herum, dass es dem Unternehmen finanziell nicht gut geht. Dies führt zu Unbehagen, kostet Energie und bremst die Motivation.
- Usw.
Lösungen
Es gibt keine allgemeinen Regeln dazu, wie Kommunikations- und Informationsstrukturen in Unternehmen beschaffen sein müssen, dass allen alle wesentlichen Informationen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus braucht Informiertheit immer zwei Voraussetzungen, einen „Sender“, der zentrale Informationen ev. über mehrere Wege gut auffindbar zur Verfügung stellt und einen „Empfänger“, der die Informationen zur Kenntnis nimmt.
Gibt es ein entsprechendes Defizit im Unternehmen, dann ist der Gesundheitszirkel ein gutes Instrument, zum Identifizieren von konkreten Mängeln und zum Erarbeiten von praktikablen Verbesserungen. In der gemeinsamen Reflexionsarbeit im Gesundheitszirkel entsteht Klarheit darüber,
- welche Ursachen-Wirkungszusammenhänge zwischen Stress und Information bestehen
- welche Rolle jedEr Einzelne im Kommunikationsgeschehen im Unternehmen spielt
- was wesentliche Informationen sind
- was eine gute Kommunikationskultur ausmacht und wie diese zum Wohlbefinden beitragen kann
- wie die konkrete Kommunikations- und Informationssituation im Unternehmen verbessert werden kann
Konkrete Lösungen und Maßnahmen zur Optimierung der Informations- und Kommunikationsstruktur und –kultur in den switch-Projektbetrieben lagen in den Bereichen:
- Adaption der Besprechungshäufigkeit und/oder Zusammensetzung und/oder Ablauf
- Schaffung neuer Besprechungsformen (z.B. einmal im Monat GeschäftsstellenleiterInnen-Meeting, einmal im Jahr Strategieworkshop, interne Informationsveranstaltungen zu neuen Produkten usw.)
- Vereinbarungen darüber, wer in welcher Form über konkrete Themen/Sachverhalte informiert und informiert wird
- Vorschläge für konkrete Tagesordnungspunkte / zentrale Themenbereiche für Besprechungen
- Besprechungen werden vorbereitet und/oder protokolliert
- Stärkung des informellen Austausches durch Schaffung von Möglichkeiten für gemeinsame Pausen
- Schaffung oder gezieltere Nutzung von elektronischen Medien, wie z.B. Intranet, Foren
- Vereinbarungen dazu, wie Informationen, die nach außen gehen (z.B. Werbeaktionen, Inserate), den betroffenen MitarbeiterInnen bekannt gemacht werden
- Schaffung einer zentralen Datenbank, die für alle MitarbeiterInnen zugänglich ist, wo KundInneninformationen und Vereinbarungen eingetragen werden;
- Ermöglichen des Zugriffs auf alle elektronischen Kalender und Vereinbarungen zur konsequenten Eintragung
- Aushängen einer Gesamtübersicht der aktuell laufenden und in nächster Zeit geplanten Projekte und Aktivitäten
- Einführen von MitarbeiterInnengesprächen
- Usw..
Beispiel
Anonymisierter Auszug aus einem Vorschlagskatalog zum Thema „Informationsfluss“ als konkretes Beispiel für ein Gesundheitszirkel-Ergebnis:
